河南职业技术学院印章使用管理办法
院字〔2018〕101号
第一章 总 则
第一条 为进一步加强学院及各单位印章的管理工作，实现学院印章管理的规范化、制度化，维护印章的权威性、严肃性和安全性，坚持依法治校，提高工作效率，确保印章安全和用印规范，特制定本规定。
第二条 河南职业技术学院印章包括院级各类印章、院领导名章、手签章，以及各行政管理部门、二级学院、教辅机构等单位的各类印章。
第三条 党政办公室是学院各类印章的综合管理部门，院级印章的使用和管理，及院内各级印章的刻制、启用和废止，均由党政办公室负责。
第二章 印章的刻制、启用和废止
第四条 学院党委和行政印章（含钢印）由政府主管部门批准刻制。
第五条 学院各单位印章，由党政办公室根据学院机构成立或者更名的有关文件，统一办理刻制手续。
第六条 学院各单位因工作需要，须刻制行政业务专用章及科室印章的，由使用部门提出书面申请，经分管院领导审批后，报党政办公室备案登记，并由党政办公室出具介绍信，方可到公安机关指定的地点刻制印章。
第七条 学院各单位印章自然损毁或遗失时，经部门申请、党政办公室主任批准，持由党政办公室出具的介绍信，方可到公安机关指定的地点补刻印章。
第八条 其它特殊情况需要刻制印章的，由申请单位提出申请，呈请主管院领导、党政主要负责人批准后，方可刻制。
第九条 各单位新启用的印章，须由党政办公室发出启用通知后方可使用；补刻的印章启用时，不再另发启用通知；不能继续使用的印章，须送缴党政办公室备存或销毁。
第三章 印章的使用范围
第十条 学院党委印章和行政印章（含钢印）对内对外使用。学院党委印章用于以学院党委名义制发的公文、公函、奖状、政审批件等；学院印章代表学院的法定名称，体现学院的权力、凭信和职责，用于以学院名义印发的各类行政公文、公函，各类合同、协议、证件、证书、聘书、证明、委托书，对外报送的各类报表、科研项目、基金、专利、成果等申报材料，以及出国审批、政府采购等相关材料。
第十一条 学院钢印用于加盖各类证书、证件照片，不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志。
第十二条 专用印章是学院各职能部门为履行某项专门业务而使用的印章，印文除刊有单位的名称外，还刊有专门的用途。专用印章不能代表学院或单位的权力，只代表印章上刊明的使用范围。
第十三条 院领导名章、手章，属于单位的公务章，用于法定代表人签章的有关合同、协议、证书、上报材料等，代表学院领导人身份，是行使职务的标志，具有权威性。
第十四条 各单位印章是经学院批准刻制的，不具有独立法人资格，没有法律效力，只能以各单位名义在学院授权范围内及工作业务的权责范围内使用。
第四章 印章的使用程序及要求
第十五条 学院印章按下列程序使用：
（一）凡以学院党、政名义上报及印发的各种文件，必须履行会签、审核、签发、编号等手续后，方可用印；上报非红头文件印发的各种业务事项工作报告、总结材料等，须经部门负责人及主管院领导审核，学院党政主要负责人签发，方可用印；
（二）研究报告、成果鉴定、基金申请、项目、专利、奖励等申报、结题验收的相关材料，经职能部门负责人、主管院领导审核，院长审批后，方可用印；
（三）凡以学院名义签订的各种合同、协议、意向书等重要材料，须由对方法定代表人（或被授权代理人）签字，并加盖对方单位公章（或合同专用章）及骑缝章，经学院有关单位负责人和主管院领导审核、院长审批后，方可用印；合同条款内容必须填写完整, 不采用或不填的条款应在空格处划删除线，否则视为无效；网上审批的协议、合同类文件，须经院长签字后，方可履行相应的用印手续；
（四）以学院名义在外刊登广告、声明等，由经办部门拟出文稿，部门负责人、主管院领导审核，学院党政主要负责人批准后，方可用印；
（五）毕业证书、学位证书、结业证书、毕业证明书、录取通知书、学生证、工作证等证书或证件，由相关部门提出申请（须附花名册），经相关职能部门负责人审核并加盖部门公章、主管院领导审核，院长审批后，方可用印；
（六）荣誉证书、奖状、聘书等，须持学院红头表彰文件，方可用印；
（七）教职工到校外单位联系工作、协调事宜须持加盖学院印章的介绍信时，由所在单位出具事由说明，经主管院领导审批，到党政办公室换取学院介绍信；
（八）在职证明、收入证明等各类证明，由相关职能部门负责人审核并加盖部门公章，经所属业务主管院领导审批后，方可用印；
（九）在校生证明、在校表现证明、征兵入伍政审证明、学籍证明等各类证明，应先由学生所在二级学院开具证明（须由辅导员签字、加盖二级学院公章），再经学生处等相关职能部门审核并加盖部门公章后，方可用印；申请雨露计划等补贴的在校生，开具在校生证明时，由二级学院开具相关证明后，须到综合实训中心备案，并加盖部门公章，方可用印；
（十）凡使用院领导名章、手章，须院领导本人审批后，方可用印；
（十一）学院党、政印章一般不对教职工和学生个人，须由用印单位委派专人，完备办理审批手续后，方可用印；
（十二）各单位在处理本单位职责范围内的事务时，盖部门印章。各单位印章的使用，经单位负责人审批签字后，由监印人员按规定用印；
（十三）其他特殊情况，经用印所在部门提出申请并加盖部门公章，报党政办公室审核，由主管院领导或学院党政主要负责人审批后，方可用印。
第十六条 使用印章的范围应与批准人的职权相适应。用印若出现负面影响或意外情况的，由批准人负责。
第十七条 监印人员在用印时要审阅，了解用印内容，核实、清点用印数量。对于数量较多的文本，使用学院印章时，可由单位委派专人自行用印，党政办公室专人监印。
第十八条 每次用印须进行登记，登记项目包括：用印日期、发往单位、文件标题、份数、用印部门、审批人、经办人；合同、协议类文件须在学院合同、协议专用登记簿登记备案。
第十九条 监印人员盖章时要规范，应骑年盖月，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别，不能歪斜或颠倒。以单位名义发出的公文、公函必须加盖学院印章。
第二十条 凡需要学院盖章的公文、公函、协议书、合同书以及重要文件的签批原件等，用印单位或部门要有专人负责，妥善管理，院领导签字的原件须留至党政办公室机要档案科，以备查询、存档。
第五章 印章的管理
第二十一条 学院印章要指定专人管理。印章管理人员要明确职责，严守纪律，不得擅自委托他人代管代用。
第二十二条 一般不允许出现盖有学院印章的空白凭证。特殊情况需要时，须经学院党政主要负责人特别批准，编号登记，留有存根备查。
第二十三条 印章原则上须在院内使用，不能脱离印章管理人员的监督；如确有特殊情况需外出使用，须派专人全程监督，用印后立即归还。
第二十四条 学院各单位印章须指定专人监印，并参照上述规定使用和管理；党政办公室不定期地对各单位的各类印章进行抽查、核审。
第二十五条 除学院公章外，其他印章一律不得以任何形式对外签订合同、协议，私自签订视为无效，并对相关责任人给予警告处分，造成不良后果的，按情节轻重给予相应处罚；私用公章的，视情节轻重给予记过以上处分，构成犯罪的，移交司法机关追究其刑事责任。
第二十六条 印章若遗失须立即向所在单位领导、党政办公室及保卫部门报告，学院将依法公布印章废止，并分别追究相关领导和监印人的失职行为责任。因工作失误，造成印章丢失的，对责任人予以警告处分；造成不良或严重后果的，按情节轻重给予记过以上，最高开除的行政处分。
第六章 附 则
第二十七条 本规定自公布之日起施行，原院字〔2013〕19号废止。
第二十八条 本办法由党政办公室负责解释。
